Vijf trends en ontwikkelingen binnen de HR-software

AMERSFOORT - Binnen het IT-landschap volgen innovaties elkaar in rap tempo op. De wereld van de HR-software staat ook zeker niet stil. Visma | Raet volgt alles op de voet en deelt de trends en ontwikkelingen die wij op dit moment zien.

1.   Processen voorgedefinieerd via best practices

Steeds meer organisaties en instellingen kiezen voor software oplossingen waarin best practices voor processen vooraf ingericht zijn. Met de aankoop van standaardprocessen koop je namelijk ook kennis. Best practice georiënteerde systemen zijn al optimaal en efficiënt ingericht, dus je hoeft daar met je consultants niet meer over na te denken.

Een tweede voordeel is dat je voorkomt dat oude vertrouwde structuren en bestaande processen in een nieuw systeem worden geconfigureerd. Daardoor implementeer je niet het verleden in een nieuw systeem. Daarbij is het wel belangrijk om hier niet te rigide in te zijn. Acceptatie van nieuwe software betekent ook dat managers en medewerkers zich moeten herkennen in de nieuwe software. Een zekere mate flexibiliteit in de inrichting en configuratie maakt dit mogelijk.

2.   Gebruiksvriendelijkheid boven flexibiliteit

Wat wij veel zien bij organisaties is de enorme hoeveelheid aan processen. Jarenlang zijn er allerlei processen ontwikkeld en uitzonderingen op de regel hebben geleid tot nieuwe aanvullende processen. Het is veel beter om tien processen te hebben die op en top werken dan dertig processen waarin het overzicht ontbreekt en mensen hun weg niet kunnen vinden. Gebruiksvriendelijkheid is belangrijker dan flexibiliteit en een enorme hoeveelheid aan ondersteunende HR-processen. Medewerkers weten soms niet meer welk proces ze moeten kiezen. Er wordt te veel geconfigureerd op de uitzondering, maar je moet juist meer naar de basis configureren. Neem bepaalde uitzonderingen voor lief en biedt de mogelijkheid om dit op een gebruiksvriendelijke manier naar een professional te communiceren. Je kan niet alles via een systeem automatisch afhandelen. Uitzonderingen kan je altijd nog manueel afhandelen. Maar wanneer je elke uitzondering configureert, komt dat de totale gebruiksvriendelijkheid en vriendelijkheid van het systeem niet ten goede.

Maak een analyse van de processen die je het meest frequent gebruikt en zorg ervoor dat die effectief en efficiënt voor medewerkers door te lopen zijn. Meten is weten. Je kan tegenwoordig vrij eenvoudig achterhalen welke schermen duidelijk zijn en bij welke schermen medewerkers er niet uitkomen of waar ze veel vragen over hebben. 

3.   Noodzaak om sneller te schakelen in een krappe arbeidsmarkt

Bij onze klanten zien wij steeds vaker dat ze afstappen van de traditionele manier van denken als het gaat om het inregelen van arbeidsvoorwaarden. In deze krappe arbeidsmarkt is het erg belangrijk om je flexibel op te stellen, zeker als je medewerkers aan je organisatie wilt binden. Dit betekent dat de time-to-hire aanzienlijk verkort moet worden. De millennial generatie haakt vaak al af wanneer ze een sollicitatiebrief moeten schrijven. Als er niet snel en effectief op een sollicitatie wordt gereageerd, haken ze ook af. Goede HR software met geautomatiseerde processen is hierbij onmisbaar, zodat je snel en adequaat kunt reageren op deze snelle generatie. 

Je moet daarnaast ook traditionele manieren van denken loslaten. Bijvoorbeeld, een klant is nu bezig om sneller een vaste aanstelling mogelijk te maken. In plaats van driemaal een jaarcontract aan te bieden geven zij, als mensen goed zijn in hun vak en je bent overtuigd van een goede match, de medewerker snel duidelijkheid door diegene na een aantal maanden al een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden.  Het mes snijdt hier aan twee kanten: de werkgever heeft het commitment van de medewerker en de medewerker voelt dit als vertrouwen.

4.   HR-software inzetten om verloop te voorkomen

Gelukkig ligt er binnen HR steeds meer focus op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers en dat zien we ook terug in de ontwikkelingen binnen de HR-software. Traditionele systemen zijn vooral registratief van aard en gaan over het rapporteren en terugkijken. Er is nu veel meer vraag naar software die gesprekken tussen medewerkers en managers faciliteren met een employee portal. Zo kun je continu in dialoog staan met je team. Door proactief het gesprek aan te gaan, kun je snel achterhalen wat er speelt, kun je oplossingen bieden en zo hopelijk ontevredenheid of verloop voorkomen.

5.   Connectiviteit vs. one-size-fits-all

Je ziet in toenemende mate dat connectiviteit steeds makkelijker wordt tussen systemen. Het wordt dan ook alsmaar eenvoudiger om verschillende software aan elkaar te koppelen via marktstandaarden en technische mogelijkheden als API’s. Mensen kiezen vaker voor diepgang in plaats van een generiek one-size-fits-all systeem. Diepgaande systemen kunnen meer meebewegen met wat er allemaal in de markt speelt binnen een specifiek domein als werving & selectie, performance management en verzuim. Tooling voor bijvoorbeeld onboarding met Appical of het continue gesprek faciliteren met Dialog kun je met zulke connectiviteit veel makkelijker regelen. Connectiviteit maakt het mogelijk om te kiezen voor het beste systeem in plaats van een beperkter systeem.

Deze trends en ontwikkelingen vallen of staan met een goede basis. De basis is een HR-software systeem, zoals die van Visma | Raet, waarin je niet alleen administratieve zaken rondom je medewerkers registreert, maar vooral ook ervoor kunt zorgen dat de in-, door- en uitstroom goed gemanaged kan worden. Deze informatie kan je dan vervolgens vanuit de HR-software laten communiceren met allerlei andere systemen, als bijvoorbeeld een Appical of Dialog maar ook andere marktsystemen. Een stevige basis heb je nodig omdat in de HR software de meeste transacties plaatsvinden en waar ook de meeste tijd aan gespendeerd wordt. Met de software van Visma | Raet gebeurt dat op een efficiënte en effectieve manier.

Voor meer informatie bezoek de website van Visma | Raet.

Bron: Visma | Raet