Werkt jouw team al met Story Points?

HEERENVEEN - Een projectplanning wordt meestal gemaakt op basis van tijd of budget. Hoeveel uur zijn we hier mee bezig?" of "Dit is het budget en hiermee moeten we het doen". In deze aanpak is er een grote kans dat er een onrealistisch beeld ontstaat van de werkzaamheden en de projectvoortgang.

Een voorbeeld:

Je hebt 20 uur gekregen voor een project en er zijn nu 10 uur besteed. Dit wil niet automatisch zeggen dat je qua werkzaamheden ook echt op de helft zit. Misschien heb je het meest complexe onderdeel al gehad en zijn de laatste werkzaamheden eigenlijk zo klaar. Of heb je het meest complexe stuk juist voor je uitgeschoven en kom je aan het eind van de rit tijd te kort, omdat er bijvoorbeeld nog een aantal onduidelijkheden zijn die eerst uitgezocht moeten worden.

Realistisch inschatten van werkzaamheden heeft dus met meer factoren te maken dan alleen met tijd en dit kun je vangen door de werkzaamheden in te schatten met Story Points.

De ‘Story Point’ komt uit de Scrum-methodiek en is een eenheid die je toekent aan een uit te voeren taak. Dit is een samengestelde waarde.

Één Story Point bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Hoeveelheid werk (Hoe lang ben je er mee bezig?)

2. Risico en onzekerheden (Hoeveel afhankelijkheden zitten in de taak?)

3. Complexiteit (Hoe duidelijk is de taak?)

Voordelen van Story Points

1. Je maakt de productiviteit van je medewerkers op een realistische manier meetbaar. De ene medewerker werkt misschien wel sneller, maar misschien heeft die persoon ook niet de meest complexe taken.
2. Je krijgt een realistisch overzicht krijgt van de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Zorg dat je grote taken opknipt in kleine taken, zodat je weet waar een groot onderdeel uit bestaat. 
3. Er wordt gelijk rekening gehouden met mogelijke risicofactoren en complexiteit van de taak. Zo kom je niet voor verrassingen te staan. 
4. De kern van de taak wordt direct besproken bij het toekennen van Story Points. Schat iemand te veel of te weinig Story Points in, dan ga je het gesprek aan. Wat houdt de taak volgens iemand in? Wordt er te complex gedacht, was de briefing niet duidelijk, wat zijn de verwachtingen? Dit gesprek bevordert de communicatie in je team en schept duidelijkheid in de werkzaamheden.

Story Points in Schoolmonitor

Binnen Schoolmonitor heb je de mogelijkheid om het aantal Story Points te begroten voor een projecttaak.

Zodra je, in de Do-fase van een project, taken registreert met Story Points, worden deze direct in het begrootte aantal Story Points van de milestone verwerkt.

Een Story Point toekennen aan een taak, doe je gemakkelijk door het aantal (1, 3, 5, 8 of 13) + een punt vóór de naam van de taak te zetten.

De kunst is om 'veel' werk op te knippen in taken met weinig complexiteit en weinig risico. Zodra je een taak hebt van 13 punten, dan zijn de risico's op onverwachte situaties groter. De complexiteit is dan ook hoog, want de taak valt blijkbaar niet op te knippen in kleinere taken van een lagere eenheid. Dus met taken van 1, 3 of 5 Story Points, kom je samen op een veilige manier bij je doel.

Wil je meer weten over het werken met Story Points in Schoolmonitor? Kijk dan op Schoolmonitor.nl, vraag een gratis demo aan of neem contact met ons op.

Bron: Schoolmonitor - partner Onderwijsland.com