5 belangrijk vragen om de ideale cursusadministratie software te kiezen

19-04 06:01 | bron: Onderwijsland

VEGHEL - Herken je dat, dat de backoffice steeds vaker wordt opgeslokt door administratieve handelingen rondom opleidingen en cursussen? Wil je dat het liefst vandaag nog automatiseren, maar worstel je met het ingewikkelde keuzeproces? Met deze 5 belangrijke vragen maken we je zoektocht naar geschikte cursussoftware een heel stuk makkelijker.

1. Wat voor doel wil ik bereiken?

Stel je voor dat je 1 jaar live bent met je nieuwe cursusadministratie systeem. Wat heb je dan bereikt? Het lijkt een simpele vraag, maar als je deze helder krijgt, maakt dat het kiezen in het woud van aanbieders meteen simpeler. Wil je van een Excel workflow naar een workflow met meer inzicht op je processen? Dan telt accountability en de mogelijkheid om een eigen dashboard in te richten zwaar mee. Wil je dat collega’s meer tijd aan de inhoud van opleidingen besteden? Dan is het goed te focussen op hoe sterk een pakket jouw workflow automatiseert. En werk je met hoge volumes en veel personeel? Dan wil je waarschijnlijk Single Sign On en de mogelijkheid om specifieke rollen en rechten in te stellen voor elke afdeling. Zoals je ziet komt elk doel met een nadruk op andere eisen en dat maakt een groot verschil als je straks voor je definitieve keuze staat.

2. Welke functie heb ik echt nodig?

Als je helder hebt hoe de software je doelen moet halen, is het slim je te richten op de functies die hiervoor nodig zijn. Kijk hier altijd kritisch naar je huidige werkprocessen en hoe deze vertalen naar functies in software. Het is verleidelijk in het zoekproces verliefd te worden op een bepaalde functie, maar als je die maar zelden gebruikt, kost het je onnodig veel geld. Vraag daarom altijd brochures of een functiesheet op zodat je nog voor de demoaanvraag verschillende softwarepakketten kan vergelijken. 

Merk je nu dat niemand in je selectie van cursussoftware een specifieke functie ondersteund? Bedenk dan vóór je extra maatwerk overweegt, of die functie wel écht waarde toevoegt in je proces. Heel vaak willen opdrachtgevers processen in het softwarepakket, ‘omdat het nu eenmaal altijd wordt gedaan’. Als dit proces stiekem niet echt waarde toevoegt, is het zonde van het geld. Het matchen van functies is dus ook een mooie gelegenheid om je eigen processen kritisch te beoordelen.

3. Past de software bij mijn bedrijf?

Bedrijven veranderen continu. Groei, fusies, overnames maken het belangrijk dat je een softwarepakket kiest dat net zo flexibel is als jouw organisatie. Vraag daarom altijd naar de mogelijkheid om diensten aan te passen tijdens de contractperiode. Ook kan je organisatie maatwerk nodig hebben, zoals een maatwerkfunctie of koppeling met een specifiek systeem dat je gebruikt. Weet je na je zoektocht nog niet zeker of de software voor jouw organisatie geschikt is? Bel dan naar het bedrijf dat de software voor cursusadministratie aanbiedt. Niet alleen ontdek je dan of de software bij je bedrijf aansluit, je hoort ook meteen wat voor mensen aan het product werken - en of die bij jou passen.

4. Is de tool eenvoudig te implementeren en te gebruiken?

Je huidige manier van werken gaat met het nieuwe pakket zeker veranderen. Alleen hoeveel impact heeft dat van tevoren? Heb je extra projectmedewerkers nodig? Hoeveel tijd is er nodig buiten de waan van de dag. Hoe snel heb ik mijn personeel getraind? Vraag daarom hoe een implementatietraject verloopt. En als je dan toch bezig bent, check dan meteen de kwaliteit van de klantenservice en welke opties om het programma te leren er zijn. Bijvoorbeeld een kennisbank, trainingen of webinars. Je voorkomt zo dat processen stilliggen omdat de software vastloopt.

5. Wat levert de software mij op?

Oke, je bent nu een heel eind op weg. De implementatie lijkt als een zonnetje te gaan, functies passen precies en je hebt je doel helder voor ogen. Maar wat levert de software nou ‘hard’ op in geld, of uren? Wil je grondig te werk gaan, overweeg dan een nulmeting binnen je organisatie. Leg vast hoeveel tijd je kwijt bent aan elke soort taak in de opleidersadministratie. Kijk ook hoeveel je huidige cursusadministratie je kost. Vraag de leveranciers op basis van die nulmeting een inschatting te maken over hoeveel FTE ze verwachten dat je slimmer kan inzetten.

Ook een interessante in de overweging: de Total Cost of Ownership, zeker als je twijfelt tussen maatwerk of een SaaS-pakket (Software as a Service). Bij SaaS zijn innovatie- en servicekosten meestal verwerkt in het tarief, bij maatwerk sluit je hier losse contracten voor af. Bereken daarom altijd hoeveel beide opties kosten over een periode van 5 jaar, inclusief álle verwachte kosten zoals het trainen van personeel en het onderhoud van het maatwerkpakket.

Aan de slag

Nu je deze 5 vragen hebt beantwoord, zul je zien dat het softwarepakket kiezen voor cursus- en opleidingsadministratie veel makkelijker gaat. Wil je je zoektocht nog verder verfijnen?

In onze gratis Whitepaper ontdek je 10 extra tips voor het kiezen van de beste cursusadministratie tool. 

Over Coachview

Als dienstverlener in cursusadministratie software focust Coachview zich op de vrijheid van de opleider. Deze SaaS-tool helpt opleidingen, trainingen en cursussen te organiseren, registreren en beheren. Met ruim 13 modules stel je per backoffice medewerker het perfecte cursusadministratie softwarepakket samen. Coachview automatiseert vrijwel volledig de workflow van interne en commerciële opleiders. Met 16 software integraties koppelen ze met de meeste diensten in de opleidersadministratie. Ze beloven dat dankzij hun flexibiliteit jij je beter kan focussen op je cursisten in plaats van die berg cursusadministratie.

 

Bekijk hier Coachview

 

Bron: Coachview - partner Onderwijsland.com





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
19 apr Amstelveen College blijft dicht vanwege mogelijke rellen bij examenstunt
19 apr CPB: Cito-score zegt niet alles over een school
19 apr Leraren kunnen lerarenbeurs 2019-2020 aanvragen
19 apr 5 belangrijk vragen om de ideale cursusadministratie software te kiezen
18 apr PO-Raad pleit voor minder lesuren basisschoolleerlingen
18 apr Leraren: verplicht zittend plassen op school
18 apr Advies: laat vmbo-ers met extra vak toe op havo
18 apr CPB: Eindtoets zwaarder laten wegen bij schooladvies bevordert gelijkheid
18 apr 14 juni: PO-Raad congres 2019
18 apr Master Leiderschap in Onderwijs – MLO
17 apr ROUTE 8 grootste digitale eindtoets 2019
17 apr Oranje Nassau College: juist gehandeld met mazelen-alarm
17 apr Docent Zoetermeer had toch geen mazelen
17 apr CDA en D66 willen toch coulanceregeling CBR
17 apr ACM: vervolgonderzoek overname Iddink
Kennispartner
Donateurs van Onderwijsland
Het Onderwijsland netwerk
Onderwijsland verbindt professionals en bestuurders uit de onderwijsbranche met elkaar. Word ook onderdeel van Onderwijsland!
Spotlight
Advertentie
uw banner hier?