De 5 meest gemaakte fouten bij aanbestedende diensten. (En hoe u ze voorkomt)

ARNHEM - Bekijk hier een overzicht van wat in TenderNed het vaakst mis gaat bij aanbestedende diensten. En hoe u deze fouten zelf kunt voorkomen.

Wat gaat er mis?

Op basis van data van onze Servicedesk weten we waar het in TenderNed bij aanbestedende diensten het vaakst mis gaat. Bekijk hieronder de top 5 gepubliceerd op de website van Tenderned. Inclusief uitleg hoe u deze fouten zelf kunt voorkomen.

1. Er zijn meerdere talen gebruikt in een aanbesteding

Heeft u ervoor gekozen een aanbesteding te publiceren op Tenders Electronic Daily (TED)? Gebruik dan één taal in uw aanbesteding, de zogenaamde ‘uniforme taalvoering’.

Het komt namelijk regelmatig voor dat TED publicaties afwijst omdat er naast bijvoorbeeld Engels ook andere talen worden gebruikt. Hetzelfde geldt wanneer u uw aanbesteding in het Nederlands publiceert, maar vervolgens tekst (deels) in het Engels opneemt. Ook dan kan TED uw publicatie afwijzen.

Dit geldt ook voor de korte omschrijving, nadere inlichtingen, en de titels van eisen. De aanbestedingsdocumenten worden niet door TED gecontroleerd. Hier kunt u eventuele toelichtingen wel in een andere taal opnemen.

2. Wijziging van een aanbesteding is niet gerectificeerd

Heeft u een aanbesteding gepubliceerd, en wijzigt u de specifieke gegevens? Vergeet dan niet de wijziging kenbaar te maken met de bijbehorende taak. Afhankelijk van de procedure of fase is dat Rectificatie publiceren of Correcties kenbaar maken aan geselecteerde ondernemingen.  Alle betrokkenen bij uw aanbesteding ontvangen dan automatisch bericht van de wijziging.

Uw wijzigingen zijn pas definitief en zichtbaar voor anderen nadat u de bijbehorende taak heeft uitgevoerd. Na het doorvoeren van de wijziging staan deze taken voor u klaar rechts op het dashboard van de aanbesteding.

3. De kluis sluit tijdens een lopende marktconsultatie

Wanneer u een marktconsultatie start, is het belangrijk dat u bij Uiterlijke ontvangst van inschrijvingen een datum ver in de toekomst kiest, bijvoorbeeld 31 december 2040. Hiermee voorkomt u dat de kluis sluit tijdens de marktconsultatie.
Met een gesloten kluis is het niet meer mogelijk om een vervolg te geven aan de marktconsulatie, of een aanbestedingsprocedure te starten in hetzelfde dossier.

4. Er is geen tweede lokaal beheerder

Zorg altijd voor minimaal twee gebruikers met de rol van lokaal beheerder. Als er binnen uw aanbestedende dienst maar één lokaal beheerder is, dan kunnen bepaalde handelingen niet uitgevoerd worden bij afwezigheid van deze lokaal beheerder. Bijvoorbeeld tijdens vakantie of ziekte.

Zonder lokaal beheerder kunnen er geen nieuwe gebruikers uitgenodigd worden om te handelen namens uw organisatie, is het niet mogelijk de autorisatie rollen van andere gebruikers te wijzigen, en kunnen de organisatiegegevens niet aangepast worden.

5. Een marktconsultatie wordt afgerond via de taak Vroegtijdige beëindiging

Wanneer u na een marktconsultatie besluit geen procedure te starten, verplaats dan de aanbesteding direct naar het tabblad Afgerond met de knop Verplaats naar afgeronde aanbestedingen. Alleen de betrokken ondernemers worden hiervan op de hoogte gesteld.

Wanneer u voor uw marktconsultatie een Europese procedure heeft geselecteerd en vervolgens de taak Vroegtijdige beëindiging aanbesteding publiceren uitvoert, wordt de publicatie door TED geweigerd. Het publiceren van een vroegtijdige beëindiging na een vooraankondiging is alleen mogelijk bij een oproep tot mededinging. De vroegtijdige beëindiging wordt in dit geval alleen op TenderNed gepubliceerd.

Slim inkopen en aanbesteden? Bel de consultants en juristen van Pro Mereor.

Door: Pro Mereor - partner Onderwijsland.com

Bron: TenderNed, Rijksoverheid