De werkkostenregeling (WKR): wat zijn precies de regels?

10-09 06:01 | bron: Onderwijsland.com

HEEMSKERK - De werkkostenregeling (WKR). Het is alweer meer dan vijf jaar verplicht voor alle werkgevers – sinds 1 januari 2015 – maar het blijft een lastig onderwerp. Want welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke onbelast? Wat doe je met personeelsfeestjes, cursussen, reiskosten, parkeerbonnen of een zakelijke lunch? Het is een behoorlijke klus om dit allemaal op de juiste manier te administreren. Wij leggen je in deze blog uit welke regels er zijn, welke kosten wel en niet belast zijn en hoe je dit het beste kunt administreren.

WAT HOUDT DE WERKKOSTENREGELING (WKR) IN?

In beginsel is alles wat je als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt loon. Maar gelukkig is er besloten dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor je werknemer worden belast. Onder de WKR verstaan we dat je maximaal 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Hier betaal je dus geen loonbelasting over. Over alles wat je daarboven vergoedt, betaal je een eindheffing van 80 procent. Maar gaan alle vergoedingen en verstrekkingen ten koste van de vrije ruimte? Nee, er zijn nog andere mogelijkheden. Als je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt, zijn er vijf mogelijkheden. De vergoeding wordt gezien als:

  1. Intermediaire kosten;
  2. Een gerichte vrijstelling;
  3. Nihilwaardering;
  4. Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom );
  5. Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom ).

Update | De overheid heeft op 15 december 2020 het Belastingplan voor 2021 goedgekeurd. Dit betekent dat vanaf 2021 het percentage dat geldt voor het restant van de fiscale loonsom vanaf €400.000 is teruggebracht van 1,2 procent naar 1,18 procent.

DE VERGOEDING VALT ONDER INTERMEDIAIRE KOSTEN 

Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt. Bijvoorbeeld als de werknemer een zakelijke lunch betaalt. Maar je kunt ook denken aan parkeerkosten of een relatiegeschenk dat je werknemer voorschiet. De rekening wordt vervolgens bij jou gedeclareerd. Over deze vergoedingen hoef je geen belasting te betalen omdat dit niet wordt gezien als loon. Én deze vergoeding gaat dus ook niet ten koste van je vrije ruimte. Maar let op: als de werknemer iets voorschiet wat vervolgens aan hemzelf ter beschikking wordt gesteld, geldt dit als loon en geldt deze regel dus niet.  

DE VERGOEDING VALT ONDER EEN GERICHTE VRIJSTELLING 

De Belastingdienst heeft bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kun je dus ook onbelast vergoeden en gaan niet ten koste van je vrije ruimte. Onder gerichte vrijstellingen, vallen onder andere de volgende zaken:

  • Kosten voor woon- en werkverkeer (tot 19 eurocent per kilometer);
  • Treinkaartjes;
  • Zakelijke overnachtingen;
  • Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
  • Cursussen, seminars en opleidingen;
  • Laptops;
  • Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van werk);
  • Vergoeding voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG);
  • Kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland.

DE VERGOEDING WORDT GEZIEN ALS NIHILWAARDERING  

Vergoed je voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek? Bijvoorbeeld koffie of cup a soup? Dan wordt dit gezien als nihilwaardering. Hier hoef je geen belasting over te betalen en dit gaat ook niet ten koste van je vrije ruimte. Wat wel van belang is bij nihilwaarderingen, is dat dit alleen geldt als het om loon in natura gaat en niet om vergoedingen in geld. Maar, naast koffie en cup a soup, zijn er natuurlijk meer voorzieningen op de werkplek waar geen belasting betaald voor hoeft te worden. Zaken die worden gezien als nihilwaardering zijn onder andere de volgende punten. 

INRICHTING VAN DE WERKPLEK

Onder inrichting van de werkplek worden alle voorzieningen verstaan waarvan het niet gebruikelijk is dat deze op een andere plek worden gebruikt. Je kunt hierbij denken aan het bureau, een vaste computer, het kopieerapparaat, pennen en papier. 

APPARATUUR

Apparatuur die ook buiten de werkplek gebruikt kan worden door werknemers, zoals laptops en tablets. Wel is van belang dat de apparatuur voor minstens 90 procent zakelijk gebruikt wordt. 

CONSUMPTIES

Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd. Je kunt hierbij onder andere denken aan koffie, fruit, koekjes en cup a soup. 

BEDRIJFSKLEDING

Bedrijfskleding die nagenoeg alleen geschikt is om tijdens werktijd te dragen. Denk aan uniformen en bedrijfskleding met een logo erop. 

SMARTPHONES

Smartphones die mede op de werkplek worden gebruikt. Wel is van belang dat de smartphone voor minimaal 10 procent zakelijk wordt gebruikt. 

ARBOVOORZIENINGEN

Onder Arbovoorzieningen verstaan we een voorziening die vanwege de Arbeidsomstandighedenwet verplicht ter beschikking wordt gesteld. Van belang is dat deze voorziening (gedeeltelijk) op de werkplek wordt gebruikt. 

BEDRIJFSFITNESS

Ook bedrijfsfitness valt onder de nihilwaardering. De voorwaarde is dat de fitness op de werkplek plaatsvindt. Als we het hebben over een abonnement bij de dichtstbijzijnde sportschool, dan valt dit wel onder de vrije ruimte.  

HUISVESTING

Zolang de werknemer niet officieel op de werkplek woont, valt huisvesting en inwoning op de werkplek onder de nihilwaardering.

DE VERGOEDING VALT IN DE VRIJE RUIMTE

Alle vergoedingen die niet in één van bovenstaande categorieën vallen, noemen wij vergoedingen ten laste van forfait. Je kunt hierbij denken aan personeelsfeestjes, personeelsreisjes, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld. In tegenstelling tot intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaardering, betaal je over vergoedingen ten laste van forfait wel belasting. Maar niet over het gehele bedrag. Als de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is het ook vrijgesteld van belasting. Zoals eerder gezegd, wordt de vrije ruimte bepaald op basis van 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom. Je kunt deze dus besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. Als jij op de loonlijst staat, kun je dit dus ook aan jezelf besteden.

DE VERGOEDING VALT BUITEN DE VRIJE RUIMTE

Als het bedrag dat je besteedt aan vergoedingen boven de vrije ruimte uitkomt, dan geef je meer uit dan de norm. En over dat deel moet je belasting betalen. Veel belasting. Dit is namelijk in de vorm van een eindheffing van 80 procent. Deze eindheffing mag je niet op de werknemer verhalen.

Ben je als werkgever toch een eindheffing verschuldigd in verband met het overschrijden van de vrije ruimte van een kalenderjaar? Dan kun je de eindheffing uiterlijk tegelijk aangeven met de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

Als je meerdere ondernemingen hebt die onder hetzelfde moederbedrijf vallen, is er een andere mogelijkheid. Je mag namelijk een verzoek indienen om meerdere ondernemingen gezamenlijk te beoordelen. In feite deel je dus dezelfde ruimte en kun je binnen de holding schuiven.

Voor het jaar 2020 is het niet aan te raden om gebruik te maken van de concernregeling. Per 1 januari 2020 is de vrije ruimte namelijk verhoogd van 1,2 procent naar 1,7 procent van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2 procent van het restant van die loonsom. Om optimaal van deze verhoging te profiteren is het wellicht raadzaam om de WKR apart toe te passen voor alle ondernemingen. Let op! Voor 2021 is het restant van de loonsom verlaagd van 1,2 procent naar 1,18 procent.

UPDATE CORONAMAATREGELEN

Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet nieuwe belastingmaatregelen getroffen. Welke dit precies zijn lees je hier. Eén van de maatregelen betreft de werkkostenregeling. Deze wordt voor het jaar 2020 eenmalig verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent voor de eerste €400.000 van de loonsom per werkgever. Op die manier kunnen werkgevers, die daar de financiële mogelijkheid toe hebben, hun werknemers tijdelijk extra tegemoet komen. Denk aan een attentie zoals een bos bloemen, maar ook extra kosten die werknemers maken vanwege het thuiswerken kunnen hieronder vallen.

EXTRA VERGOEDING MOGELIJK

Het Nibud heeft onderzocht dat iemand met een vijfdaagse werkweek maandelijks €43,30 extra kwijt is. In deze berekening is meegenomen:

  • Elektriciteitsverbruik;
  • Waterverbruik;
  • Gasverbruik;
  • Koffie/thee (6 kopjes per werkdag);
  • Wc-papier;
  • Afschrijving van bureau en stoel.

Hierin zijn de kosten voor computerapparatuur, telefoon- en reiskosten niet meegenomen, aangezien werkgevers deze vaak voor hun rekening nemen. Het advies van het Nibud luidt om met je werkgever in gesprek te gaan of en hoe je een vergoeding voor deze extra kosten kunt krijgen. Werknemers kunnen de kosten namelijk niet aftrekken bij de belastingaangifte. Werkgevers kunnen, door gebruik te maken van de vrije ruimte van de WKR, wel bepaalde kosten onbelast vergoeden.

VEELGESTELDE VRAGEN OVER DE WERKKOSTENREGELING (WKR)

HOE ZIT HET MET MAALTIJDEN?

Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd, vallen onder de nihilwaardering. Zoals koffie, thee, fruit en cup a soup. Maar als je consumpties als een traktatie verpakt en je werknemers geeft om thuis te nuttigen, wordt het gezien als een gift. Dan is het wel belast. De werkgever moet hiervoor een bijtelling doen op het loon of de waarde onder de vrije ruimte moeten brengen.  Maar wat als je de lunch verstrekt aan je werknemers? De Belastingdienst hanteert (in 2017) een normbedrag van €3,30 per maaltijd. Dat betekent dat dit bedrag wordt gezien als loon. De werkgever kan zelf beslissen of hij dit als laste van forfait in de werkkostenregeling plaatst. Een eigen bijdrage van de werknemer kun je van dit bedrag aftrekken. Als de maaltijd een zakelijk belang heeft, omdat het wordt genuttigd tijdens overwerk of koopavonden, dan valt dit onder een ‘gerichte vrijstelling’. De maaltijd kan dan onbelast worden vergoed of verstrekt. Als het om een zakelijke lunch gaat die de werknemer voorschiet, wordt het gezien als intermediaire kosten. Ook dan wordt het voorgeschoten bedrag onbelast vergoed aan de werknemer.

HOE ZIT HET MET PERSONEELSFEESTJES?

Je kunt op verschillende manieren met personeelsfeestjes omgaan. Als je een personeelsfeest in het bedrijfspand organiseert, is het vrijgesteld van belasting. Als je een personeelsfeest ergens anders organiseert, bijvoorbeeld in een restaurant, is het niet vrijgesteld van belasting. Maar ook hier is natuurlijk een uitzondering op. Je kunt natuurlijk ook een personeelsfeest organiseren ter afsluiting van een opleidingsdag, cursus of seminar. Als het zakelijke karakter overheerst en het feestelijk karakter bijkomstig is, wordt het gezien als kosten ter verbetering van de kennis en vaardigheden van de werknemers. In dat geval valt deze activiteit onder een ‘gerichte vrijstelling’.

GEBRUIKELIJKHEIDSTOETS

Zoals je misschien is opgevallen, biedt de werkkostenregeling veel vrijheden. Je hoeft ook niet te toetsen of de werknemer de vergoeding zakelijk of privé gebruikt. Wel moeten de vergoedingen voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je ter beschikking stelt, wordt vergeleken met vergelijkbare situaties. De vergoeding of verstrekking mag namelijk niet meer dan 30 procent afwijken van de vergelijkbare situatie. Het bedrag dat boven de 30 procent uitkomt, wordt gezien als loon. Naast de 30-procent-regel, worden vergoedingen en verstrekkingen tot een maximum van €2.400,- als gebruikelijk gezien. De bewijslast dat een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is, ligt bij de Belastingdienst.

WERKKOSTENREGELING EN JE ADMINISTRATIE

Je wilt natuurlijk geen risico lopen dat je vrije ruimte onbedoeld wordt overschreden. Dit kan namelijk leiden tot hoge onvoorziene naheffingen. Daarom is het belangrijk om over actuele gegevens te beschikken, zodat je weet hoeveel je nog kunt besteden. Maar ook om te beslissen hoe de ruimte in de WKR optimaal benut kan worden. De verschillende onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers, leg je vast in de administratie. In de desbetreffende boekingsregels is een werkkostendossiercode ingevoerd. iMUIS Online Werkkostenregeling haalt alle regels met deze dossiercodes op uit de administratie. Vervolgens berekent iMUIS Online hoeveel je (nog) kunt besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. En dat voor maar €1,00 per maand.

Meer informatie over de werkkostenregeling

 

 

Bron: KING Software - partner AccountancyWorld





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
25 okt Morgens: 'Hybride werken is de toekomst, ook in het onderwijs'
25 okt Explosief gevonden onder deurklink van basisschool in Ermelo
25 okt Verschillende Nederlandse studententeams doen mee aan zonneautorace in Marokko
25 okt Steeds meer kleuters krijgen tweede taal aangeboden
22 okt Internationale studenten slachtoffer van misbruik en oplichting door woningnood
22 okt Onderzoek 'Effecten van kinderopvang' over pedagogische kwaliteit afgerond
22 okt In Elst willen middelbare scholen binnen gymmen, maar er is te weinig ruimte
22 okt Ook herfstvakantie voor het zuiden
22 okt VR en AR in het hoger onderwijs
21 okt Premier Rutte vindt uithuisplaatsing toeslagenkinderen zeer ernstig
21 okt Wereld Stotterdag: grote groei naar stottertherapie vanwege coronacrisis
21 okt Nederlands onbenut arbeidspersoneel zou best in de onderwijssector willen werken
21 okt NCOI: Kwart van werkend Nederland gaat na coronacrisis weer studeren
21 okt Kleinste aantal WW-uitkeringen sinds 2008
21 okt Event: Plezier in je werk 2021
21 okt GO! scholengroep Fluxus digitaliseert met Prowise
20 okt Wageningen University & Research heeft meer dan 1.000 vacatures
20 okt OMT-voorzitter Jaap van Dissel verwacht geen schoolsluitingen deze winter
20 okt Uithuiszettingen toeslagenkinderen zorgt voor verontwaardiging bij partijen
20 okt 1.115 kinderen van gedupeerden toeslagenaffaire uit huis geplaatst
20 okt Innovatie middag: droom en bouw jij met ons mee aan de toekomst van het hoger onderwijs?
19 okt VO-raad enthousiast over ontwikkeling praktijkgerichte examens voor havo
19 okt Aangepast Protocol Kinderopvang en COVID-19: quarantaine niet meer nodig
19 okt Taakstraf van 40 uur voor slapende beveiligers bij joodse school Amsterdam
19 okt School in Rijsbergen deze week gesloten vanwege corona-uitbraak
Poll
De werkdruk in het onderwijs is te groot
Donateurs van Onderwijsland
Het Onderwijsland netwerk
Onderwijsland verbindt professionals en bestuurders uit de onderwijsbranche met elkaar. Word ook onderdeel van Onderwijsland!
Spotlight
Advertentie
uw banner hier?