Printmanagement en besparingen in het onderwijs

NIEUW-VENNEP - Elke onderwijsinstelling, groot of klein, biedt services aan zoals printen, kopiëren en/of scannen. Ook al doen wij steeds meer digitaal en worden de voordelen van digitale documenten steeds vaker erkent, in de praktijk blijkt toch dat wij nog steeds veel papier gebruiken. Uit de ‘Papierloos Werken Monitor 2018’ blijkt zelfs dat Nederlanders dagelijks 17,4 pagina’s uitprinten, een vermeerdering ten opzichte van 2015. De papierloze organisatie is dus nog steeds toekomstmuziek.

De uitdaging

Het in goede banen leiden van printen, kopiëren en scannen binnen een onderwijsinstelling is een enorme uitdaging. De tijd dat leerlingen en medewerkers kwijt zijn aan print-gerelateerde taken, het repareren van defecte apparaten en het vervangen van toners en cartridges kan voor veel frustratie zorgen. Wanneer elke Multi Functionele Printer (MFP) afzonderlijk wordt beheerd, kan dit leiden tot hoge onderhoudskosten en is er weinig zicht op de prestaties van MFP’s op specifieke locaties. Ook wordt het steeds belangrijker om verspilling tegen te gaan en staat het beveiligen van documentstromen en persoonlijke gegevens hoog op de agenda.

Tot 30% besparing

Een print management systeem kan uitkomst bieden. De oplossing, die op uw wensen afgestemd wordt, zorgt voor centraal beheer van uw printerpark en zet uw apparaten zo efficiënt mogelijk in. Dit alleen al kan een kostenbesparing van 30% opleveren. Door duidelijk inzicht te krijgen in het printen en de kosten, door bijvoorbeeld managementrapporten, is het eenvoudiger om kosten te voorspellen en te budgetteren. De printbehoeften binnen uw onderwijsinstelling kunnen beter afgestemd worden op de gebruiker waardoor u aanzienlijk kunt besparen op o.a. papier, toner en energieverbruik. Omdat uw apparaten centraal gemonitord worden kan er (preventief) onderhoud worden verricht. Dit voorkomt uitval en bevordert dus de efficiëntie. Door middel van authenticatie kan voorkomen worden dat documenten in de verkeerde handen terechtkomen.

Tegoed gebruikers beheren

Wanneer u uw print-, kopieer- en scandiensten tegen betaling aanbiedt, dan is het management van het tegoed van gebruikers een belangrijk onderdeel. Want hoe komt het tegoed terecht bij het account van de gebruiker? Wie beheert en controleert dit proces? Kan dit tegoed ook worden gebruikt voor andere betaalde diensten binnen de organisatie zoals bijvoorbeeld de verkoop via vending automaten of voor koffie/catering? En voldoe ik aan de huidige wet- en regelgeving? Wanneer u deze processen kunt optimaliseren, levert dit een hoop voordelen op voor uw onderwijsinstelling en de gebruikers.

Betaaloplossing voor Multi Functionele Printers

De SKUARIO Gateway is speciaal ontwikkeld als een eenvoudige betaaloplossing voor uw MFP’s, ongeacht het merk of type van het print management systeem. De SKUARIO Gateway verbindt de lokaal geïnstalleerde printoplossing, zoals Papercut, SafeQ, Uniflow en iBos, veilig met het SKUARIO Cloud betaal- en management platform. Het bestaande print management systeem functioneert zoals gebruikelijk, terwijl de gebruiker voor zijn afdrukken betaalt via de mobiele SKUARIO-app. Daarnaast kunnen SKUARIO-gebruikers het saldo opwaarderen, transacties bekijken, eenvoudig declaraties indienen, geld overmaken naar andere SKUARIO-gebruikers en budgetten delen met de app.

Eindgebruikers kunnen ook reeds bestaande bedrijfs-, campus- of schoolpasjes aan hun SKUARIO-account koppelen. Hiermee kunnen zij eenvoudig betalen door hun kaart bij een RFID-lezer te houden. Vervolgens worden de transacties verrekend met hun SKUARIO-account. Het SKUARIO-tegoed kan tevens worden gebruikt voor vending machines en in een catering omgeving. Uw leerlingen en medewerkers krijgen zo de beste dienstverlening!

Ontzorgen

Het betaal- en management platform SKUARIO wordt aangeboden in de Cloud. Hierdoor bespaart u op hoge investeringen en beheerkosten. Een ander voordeel is dat SKUARIO in een hele korte tijd ‘up and running’ kan zijn.

Met SKUARIO hoeft u als onderwijsinstelling niet zelf aan de Wft-vergunningsplicht te voldoen. Het betaal- en management platform is namelijk een officiële financieel betaal-instellingsagent. Dat wil zeggen dat SKUARIO zorg draagt voor alle betalingsverkeer, tegoeden worden gewaarborgd en aan de wetgeving wordt voldaan. Wanneer u kiest voor SKUARIO, dan hoeft u nergens meer naar om te kijken!

Bent u benieuwd geworden naar alle voordelen die inepro en SKUARIO uw organisatie kunnen bieden? Bezoek www.inepro.com/SKUARIO-educatie of bel naar 0252 744 044.

Bron: Inepro - partner Onderwijsland.com