Administratieve zelfredzaamheid in het onderwijs

30-01 06:01 | bron: Onderwijsland

BUNNIK - Johan van Bostelen is senior payroll consultant bij Quoratio en mag zich sinds vorig jaar ook AFAS expert noemen. Die kennis en ervaring gebruikt hij onder andere bij opdrachtgevers in het onderwijs. Een branche waar insourcen van administratieve processen steeds vaker aan de orde is.

Zo’n tien jaar geleden ging ik via Quoratio aan de slag als trainee bij de salarisadministratie van Center Parcs Europe. Een goede keuze die ertoe leidde dat ik er na mijn traineeship mocht blijven werken. Na een paar jaar stapte ik over naar een groot ingenieursbureau. Daar kwam ik voor het eerst in aanraking met AFAS. Het bedrijf zat middenin een fusie en ik ondersteunde specialisten bij de migratie van Unit 4 naar AFAS Profit en de inrichting en optimalisatie van het nieuwe systeem. Ik heb daar erg veel geleerd over AFAS en de bijbehorende processen.

Toe aan een nieuwe stap

Toen ik toe was aan een nieuwe stap wilde ik me in elk geval verder ontwikkelen in AFAS. Bovendien zocht ik afwisseling en uitdaging in projecten. Zo kwam Quoratio opnieuw op mijn pad. Nu word ik gedetacheerd bij opdrachtgevers van Quoratio die behoefte hebben aan expertise op het gebied van AFAS.

Het bestaande team klaarstomen

De eerste grote opdracht in mijn nieuwe rol was die van teamleider bij een onderwijsvereniging met ruim 2000 medewerkers. Ik gaf daar leiding aan de personeels- en salarisadministratie en had de opdracht het systeem opnieuw in te richten. De vereniging was één van de eerste onderwijsklanten van AFAS. Door voortschrijdend inzicht was er de wens om een stap terug te gaan in ontwerp en inrichting. Na de implementatie heb ik ook het bestaande team klaargestoomd zodat ze er zelf goed mee uit de voeten konden. Erg leuk en leerzaam, niet in het minst door de intensieve samenwerking met de AFAS Consultant die erbij betrokken was.

Van buiten naar binnen

De vraag in onderwijsland is blijkbaar groot, want ook mijn volgende opdrachtgever was een grote onderwijsstichting. De salarisadministratie – al jarenlang uitbesteed aan een administratiekantoor – werd teruggehaald binnen de eigen organisatie. Niet zo vreemd, want als je verantwoordelijk bent voor de verloning van 2500 medewerkers wil je ook dicht op de scholen zitten om echt betrokken te kunnen zijn. Ook het besparen van administratiekosten speelt daarbij een rol. In het onderwijs zit er sowieso veel werk in de salarisadministratie met alle losse dienstverbanden van vervangend en tijdelijk personeel.

Werving en voorbereiding in volle gang

Dit project was een stuk pittiger. Op het moment dat ik begon, waren er 2 HR-medewerkers en was de werving om een volwaardige afdeling op poten te zetten in volle gang. Ze waren al tien maanden bezig om informatie bij de voormalige administrateur op te halen om een conversie te kunnen doen. Toen die eenmaal achter de rug was, zijn we met een grotendeels extern team nog flinke tijd bezig geweest om het systeem te optimaliseren.

Vooraf goed nadenken

Ondertussen werd een hele nieuwe afdeling opgezet en het salaristeam snel ingewerkt. HRM-adviseurs deden hun intrede om scholen te ondersteunen. En er moesten nogal wat workflows worden aangepast. Het was ook een uitdaging om iedereen intern mee te krijgen in de nieuwe processen. Hier heb ik echt in de praktijk ervaren hoe belangrijk het is dat je daar vooraf goed over nadenkt en mee aan de slag gaat.

Meer verantwoordelijkheid voor managers

Een nieuwe manier van werken, zoals bij het insourcen van administratie, geeft managers meer verantwoordelijkheid. Daardoor hebben sommigen het gevoel dat ze veel extra moeten doen. Het is altijd een goed idee om vooraf de tijd te nemen en ‘het land in te gaan’. Om iedereen die met het nieuwe systeem gaat werken te betrekken bij het proces. Organiseer kennissessies op locatie, zorg dat nut en noodzaak helder zijn, laat mensen meedenken. Leid op, laat het project leven en creëer ambassadeurs. Dat levert achteraf veel winst op. En het voorkomt dat je na vier maanden nog iets moet uitleggen wat eigenlijk al lang routine had moeten zijn.

Van invoeren naar controle en advies

Het vak van salarisadministratie blijft in beweging. Overal waar ik kom waar AFAS wordt geïmplementeerd, verandert de rol van de administratieafdeling. De verantwoordelijkheid voor het invoeren van gegevens komt te liggen bij managers en medewerkers. Wat overblijft is een duidelijke controle- en adviesfunctie voor de administratie. En die wordt steeds efficiënter met nieuwe automatische controlefuncties in systemen. Het blijft wel belangrijk dat er mensen zijn die begrijpen wat er aan de hand is als er gekke dingen uit het systeem komen. Ze kunnen bovendien een proactieve rol vervullen in de communicatie met HR, Financiën en Lijnmanagement. Salaris zit aan het eind van de lijn, dus als er ergens in het proces iets niet goed is gegaan, komt het toch op het bordje van deze afdeling terecht. Handig als je dan op tijd aan de bel kunt trekken in plaats dat je een dag voor verloning erachter komt dat het mis is.

Lees hier meer over de mogelijkheden voor uw onderwijsinstelling





Uw nieuws hier? neem dan contact met ons op

Geef een reactie
Je moet inloggen om te kunnen reageren.
Heb je nog geen account, maak dan een account aan


Laatste nieuws
25 mrt Mertens grijpt naast titel 'beste docent ter wereld'
25 mrt Mbo'er met niet-westerse achtergrond vindt nog steeds moeilijk een stageplek
25 mrt Niveau meisjes bij schooladvies vaak lager ingeschat dan van jongens
25 mrt Waarom fouten maken juist goed is…
22 mrt Schoolsysteem Magister urenlang offline door DDoS-aanval
22 mrt Laat vooral zien hoe mooi werken in het onderwijs is!
22 mrt Boekenweek start met Boekenbal
22 mrt Financiële problemen door Wet passend onderwijs
22 mrt Kinderopvang: banengroei van 7,1 procent in jaar tijd
22 mrt Gratis proefcursus ‘Flipping the classroom - de basis’ voor leraren bij E-WISE
21 mrt Geschorste techniek docent wil baan terug via geschillencommissie
21 mrt D66 werkt aan initiatiefwet directe bekostiging onderwijs
21 mrt 'Mobieltjes in klas bieden ook kansen'
21 mrt Moeten scholieren verplicht leren programmeren?
21 mrt 4 & 5 april: Congres Formatief evalueren
Kennispartner
Donateurs van Onderwijsland
Het Onderwijsland netwerk
Onderwijsland verbindt professionals en bestuurders uit de onderwijsbranche met elkaar. Word ook onderdeel van Onderwijsland!
Spotlight
Advertentie
uw banner hier?